MODUL 1: KONSEP DASAR, PROSES, FUNGSI DAN PENDEKATAN MANAJEMEN

KB 1. Konsep Dasar Manajemen

Kata manajemen seringkali berkaitan atau berhubungan dengan organisasi dan administrasi. Pemahaman atas makna organisasi, administrasi dan manajemen menjadi penting untuk memahami konteks manajemen.

Robbins (1990:4) mendefinisikan organisasi sebagai “kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relative dapat diidentifikasi, yang bekerja ayas dasar yang relative terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.”

Gibson et.al, (1995:7) yang menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai satu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan.

Dalam organisasi ada pengelolaan atau manajemen. Ada manajemen sumber daya manusia, manajemen produksi, manajemen keuangan dan manajemen pemasaran. Manajemen sumber daya manusia akan berkenaan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki satu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. Pengelolaan tersebut bisa dilakukan dengan pendekatan sistematik atau pendekatan organistis. Begitu juga halnya dengan keuangan, pemasaran dan produksi. Artinya, manajemen akan diperlukan oleh setiap organisasi apapun dengan ukuran organisasi sebesar apapun.

Kita bisa mengutip pendapat yang dikutip Lasa (2008:1) yang menyatakan bahwa manajemen adalah “proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah diterapkan.”

Sugandha (1986:2) melihat kata administrasu dari dua bahasa asing yang berbeda. Pertama, sebagai terjemahan dari bahasa Belanda administratie yang artinya tata usaha seperti kegiatan mengisi formulir, pembukuan, pencatatan dan melakukan perhitungan (arti sempit). Kedua, dari bahasa Inggris, administration yang berarti seluruh proses kegiatan kelompok kerja yang saling membantu untuk mencapai tujuan bersama. Pekerjaan yang dilakukannya dapat bersifat operasional dapat juga bersifat konseptual.

Sedangkan untuk pengetian administrasi, kita bisa melihatnya menurut Atmosudarmo (dalam Sagala, 2005:22) dari tuga sudut. Pertama dari sudut kelembagaan, yang menyatakan bahwa administrasi adalah keseluruhan orang atau kelompok orang sebagai satu kesatuan yang menjalankan proses kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Kedua, dari sudut fungsional yang melihat administrasi sebagai segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan, termasuk tindakan untuk menentukan tujuan itu sendiri. Ketiga, dari sudut proses yang melihat administrasi sebagai keseluruhan proses yang berupa kegiatan pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tujuan itu tercapai.

Perangkat manajemen meliputi men, money, materials, machines, methods dan market. Dengan perangkat manajemen tersebut diharapkan organisasi bisa mencapai tujuannya secara efektif dan efisien dan sekaligus menjadi produktif.

Efektifitas menurut Lasa, merupakan kemampuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Inilah yang oleh Drucker disebutkan bahwa efektivitas itu adalah melakukan pekerjaan secara benar. Sedangkan efisiensi adalah kemampuan mengerjakan pekerjaan dengan benar. Dengan begitu, produktifitas pun bisa dicapai.

Hal ini pula berhubungan dengan mutu manajemen. Mutu diartikan sebagai produk yang sesuai dengan harapan pelanggan. Ada beberapa dimensi mutu, yaitu  kehandalan, kinerja, mudah dalam pemeliharaan, dampak lingkungan dalam proses produksi, tampilan fisik, aman dikonsumsi atau dipergunakan dan awet/ tahan lama.

KB 2. Proses, Fungsi dan Pendekatan Manajemen

Fungsi manajemen popular dengan singkatan POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controling) yang biasa diterjemahkan menjadi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian.

Proses manajemen yang berlangsung dalam organisasi manapun pada dasarnya merupakan sebuah siklus. Fungsi-fungsi manajemen dijalankan secara siklikal, khususnya empat fungsi dasar dan universal. Disebut siklikal lantaran prosesnya selalu berulang dan terus terjadi selama organisasi tersebut berjalan.

Hanya saja penting untuk diingat bahwa keempat fungsi tadi, sekali lagi merupakan fungsi dasar dan universal saja. Oleh karena Terry (1986:40) sendiri menunjukkan kemungkinan adanya penambahan fungsi lain. Terry menyebutkan fungsi-fungsi lain dalam proses manajemen itu adalah sebagai berikut.

1.  Menganjurkan (advocating)

2.  Memberi otoritas (authorizing)

3.  Mengubah (changing)

4.  Memilih (choosing)

5.  Mengonfirmasi (confirming)

6.  Mengoordinasi (coordinating)

7.  Memberi saran (counseling)

8.  Memberi arah/ memimpin (directing)

9.  Memperbaiki (improving)

10. Mengintegrasikan (integrating)

11. Memimpin (leading)

12. Mengukur (measuring)

13. Memodernisasi (modernising)

14. Memotivasi (motivating)

15. Merekomendasikan (recommending)

16. Mewakili (representing)

17. Membuat spesifik (specifying)

18. Menempatkan (staffing)

Manajemen Strategis

Manajemen strategis merupakan cara pengelolaan organisasi yang memperhatikan lingkungan internal dan lingkungan eksternal organisasi. Lingkungan internal merupakan sumber kekuatan dan kelemahan sedangkan lingkungan eksternal menyediakan peluang sekaligus ancaman. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) mengkaji apa kekuatan dan kelemahan organisasi dalam menghadapi peluang dan ancaman.

Menurut Saladin (2003:5-6) manajemen strategis ini penting karena (a) memberikan arah pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, (b) membantu memikirkan kepentingan berbagai pihak, (c) dapat mengantisipasi setiap perubahan dan (d) terkait dengan efektivitas dan efisiensi.

Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen Mutu Terpadu (MMT) atau yang popular dengan sebutan TQM (Total Quality Manajemen) ada yang menyebutnya sebagai sistem pengendalian mutu yang berdasarkan filosofi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga produk yang dihasilkan bisa memuaskan kostumernya (lihat, Lasa 2008:24)

Ada yang mendefinisikan MMT ini mirip dengan manajemen strategis, yaitu pendekatan manajemen untuk memperbaiki efektivitas dan fleksibilitas organisasi. Artinya, di sini MMT dianggap sebagai manajemen perbaikan untuk mencapai mutu yang lebih baik dibandingkan sebelumnya. Ada juga yang memandang MMT sebenarnya lebih merupakan filosofi manajemen, karena mendorong organisasi untuk selalu melakukan perbaikan sehingga produk yang dihasilkan organisasi makin hari makin baik dan kostumernya terpuaskan. Ada juga yang memandang MMT ini dari sisi praktis yaitu sebagai wujud manajemen perubahan yang berbasis pada budaya organisasi sehingga organisasi itu makin hari makin baik mutu produk dan pengelolaannya. Ada pula yang memandang MMT ini sebagai sebuah sistem manajemen, yang di dalamnya ada komponen masukan, proses dan keluaran untuk perbaikan mutu berkelanjutan sehingga dikenal ada perencanaan mutu, kendali mutu dan pebaikan mutu.

Sumber:

Iriantara, Yosal. (2014). Manajemen Penerbitan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka