MODUL 5: INDEKS DAN PENGINDEKSAN

Ringkasan materi modul 5 Penyusunan Artikel dan Publikasi Sekunder

Pengarang       : Lasa Hs dan Purwanti Istiana

Penerbit           : Universitas Terbuka (2014)

KB 1. Kosakata Indeks (Deskriptor)

A.    Pengertian Indeks

Indeks berasal dari bahasa Inggris indicate berarti menunjukkan. Kata indicate ini berasal dari bahasa Latin indicare yang berarti menunjukkan/ to show. Menurut Lasa Hs dalam bukunya Kamus Kepustakawanan Indonesia (2009:110) indeks adalah petunjuk yang berupa huruf, angka maupun tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi yang lebih lengkap maupun informasi terkait dapat ditemukan pada sumber yang ditunjuk.

Penyusunan indeks yang baik harus memenuhi kriteria akurat, komprehensif, konsisten, dan menggunakan petunjuk silang/ cross reference yakni kata see/ lihat atau see also/ lihat juga.

Indeks mulai digunakan pada jaman Mesir Kuno dan Babilonia. Kemudian indeks digunakan lebih luas pada abad ke-5 dengan membuat publikasi yang berjudul Index Librorum Prohibitorum. Pada abad pertengahan berkembang indeks margin, yaitu pemberian hiasan menarik di setiap huruf pertama pada tiap bab untuk memudahkan temu kembali.  Perkembangan selanjutnya muncul istilah konkordans/ concordant, yakni indeks kata kunci dalam alkitab. Pada tahun 1848 seorang mahasiswa undergraduate Yale University Amerika Serikat mencoba menyusun indeks artikel majalah yang dimiliki oleh perpustakaan peguruan tinggi tersebut, berdasarkan subjek. Bentuk subjek ini kemudian dikembangkan oleh penerbit H.W. Wilson pada tahun 1900 dengan menerbitkan Reader’s Guide Periodical Literature. Kemudian dalam perkembangan selanjutnya penerbit Wilson ini menerbitkan lebih dari 20 jenis indeks subjek khusus.

Indeks bisa berbentuk indeks tercetak, online database, dan CD ROM.  Indeks tercetak adalah suatu daftar entri bibliografis dalam bidang tertentu yang disusun secara alfabetis. Online database adalah informasi yang disimpan pada file komputer dan dapat diakses melalui sebuah terminal jarak jauh dan hubungan telekomunikasi. Sedangkan CD ROM adalah disk plastic dengan sebuah pembungkus cermin metal yang dibaca dengan sebuah sinar laser kecil.

Indeks memiliki fungsi untuk mencapai efisiensi, memberikan informasi lebih lengkap dan tepat, dan merinci subjek menjadi unit-unit pengertian lebih kecil. Oleh karena itu penyusunan indeks dimaksudkan untuk membimbing pemustaka aar lebih cepat dalam menelusur informasi dan dapat digunakan untuk membantu penyusunan bibliografi maupun katalog perpustakaan. Apabila dilihat dari cara penyusunan tajuknya, maka indeks disusun berdasarkan huruf demi huruf dan kata demi kata.

B.     Pengertian Pengindeksan

Pengindeksan merupakan kegiatan pendeskripsian isi dokumen dengan memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi dokumen. Pengindeksan subjek merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan pustaka di perpustakaan. pengindeksan ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat wakil dokumen sehingga memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan.

C.     Tujuan Penyusunan Indeks

      1.      Efisiensi dan efektivitas dalam penelusuran informasi

      2.      Memberikan informasi yang lebih rinci

      3.      Memanfaatkan sumber informasi secara optimal

      4.      Menganalisa, merinci, dan meringkas isi naskah menjadi unit-unit yang lebih kecil

D.    Fungsi Indeks

      1.      Alat penunjuk informasi

      2.      Alat penelusur informasi

      3.      Alat penghubung antar subjek atau antar literatur

E.     Struktur Indeks

   1.      Tajuk/ heading, yaitu kata atau ungkapan pada bagian awal entri. Tajuk ini berfungsi untuk menentukan letak suatu entri dalam susunan indeks yang disusun alfabetis dan merupakan titik telusur dari suatu entri. Tajuk indeks bisa berupa subjek, pengarang, dan lainnya.

     2.      Modifikasi, yaitu kata atau istilah yang membahas lingkkup atau tajuk agar lebih informatif.

   3.      Lokator, yaitu referensi yang menunjukkan letak dan atau informasi yang dimaksud dapat ditemukan.

F.      Penyusunan Indeks

      1.      Berurutan

a.       Alfabetis, tajuknya disusun secara alfabetis kata demi kata lebih dulu, baru kemudian disusun huruf demi huruf.

b.      Numerikal, setiap entri disusun menurut urutan nomor entriapemrosesan dokumenatau nomor kode dokumen.

       2.      Hierarkis

Yakni susunan dari disiplin ilmu dan subjeknya dalam urutan yang berderet dari umum ke khusus. Sistem hierarkis ini ada dua yaitu secara kronologis dan klasifikasi. Sistem kronologis dimana entri-entrinya disusun berdasarkan urutan waktu. Dalam sistem klasifikasi entri-entri itu disusun berdasarkan urutan klasifikasi.

      3.      Sindentik/ syndentic system

Yakni sistem rujukan/ rujukan dalam pengindeksan untuk mengumpulkan entri-entri yang sama subjeknya menjadi satu susunan atau mengubungkan entri-entri yang berhubungan isinya tetapi letaknya berjauhan. Sistem ini terdiri dari 3 macam.

a.       Referensi silang/ cross reference, yaitu sistem yang memberikan bimbingan penelusuran informasi kepada pemustaka dari satu subjek ke tajuk lainnya untuk menemukan tajuk entri yang relevan. Sistem ini terdiri dari referensi silang “lihat” atau “see” dan referensi silang “lihat juga” atau “see also”.

b.      Catatan, yaitu catatan yang menunjukkan lingkup/ scope dari tajuk yang diletakkan di belakang tajuk dengan tanda kkurung.

c.       Pembalikan, yaitu pengindeksan untuk tajuk dengan dua kata atau lebih. Pembalikan bisa dilakukan dengan memberintanda koma atau tanda kurung.

G.    Pengindeks

Pengindeks memerlukan keahlian sebagai berikut.

      1.      Memiliki pengetahuan yang luas

      2.      Mampu berpikir logis

      3.      Memahami materi atau bidang yang di indeks

      4.      Teliti dan tekun

      5.      Untuk mengindeks bidang khusus diperlukan specialist indexer

H.    Cara Pengindeksan

     1.      Subjek maupun pokok masalah yang akan diindeks itu hendaknya harus betul-betul diperlukan oleh pemustaka.

      2.      Semua entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.

      3.      Dalam pemilihan tajuk, hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.

      4.      Dipilih tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.

      5.      Menggunakan ejaan yang disempurnakan (EYD).

      6.      Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank and Banking.

      7.      Nama orang harus ditulis lengkap.

      8.      Apabila perlu bisa digunakan antonym.

     9.      Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.

       10.  Untuk indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.

      11.  Untuk membedakan nama diri dengan nama lain (gunung, kota, tempat, dll) maka untuk nama diri ditulis dengan huruf capital pada huruf pertama.

     12.  Untuk memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama ke bagian-bagian lainnya.

     13.  Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dibuat urutan kronologis dan bukan alfabetis.

      14.  Lambang atau singkatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.

      15.  Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama orang yang telah menjadi nama alat, rumus, hukum, sistem, seperti Watt, Newton, tidak perlu dicantumkan lagi.

KB 2. Deskripsi Bibliografi

Deskripsi bibliografi adalah kajian sumber informasi, dokumen, atau bahan pustaka dari segi fisiknya yang menyangkut judul, pengarang, edisi, penerbit, tahun terbit, maupun seri dokumen. Pedoman untuk pembuatan deskripsi bibliografi adalah Deskripsi Bibliografi Standar Internasional/ International Standard Bibliographic Description/ ISBD. Yakni suatu rumusan yang telah dibakukan oleh International Federation of Library Association/ IFLA.

A.    Katalog

Katalog berisi daftar koleksi suatu perpustakaan untuk membantu pemustakaan dan juga petugas untuk memudahkan dan mempercepat temu kembali akan judul buku, majalah atau literatur lain yang dimiliki perpustakaan tertentu.

Fungsi katalog adalah untuk memungkinkan seseorang emenemukan suatu buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul dan subjek. Menunjukkan buku yang dimiliki/ ditulis oleh pengarang tertentu, berdasarkan subjek tertentu, dalam jenis bahan tertentu. Serta membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya dan berdasarkan karakternya.

B.     Bentuk Katalog

      1.      Bentuk buku/ cetak/ printed catalog

      2.      Bentuk kartu/ card catalog

      3.      Bentuk berkas/ sheaf catalog

      4.      Bentuk mikrofis

      5.      OPAC

C.     Deskripsi Bibliografi

Entri/ tajuk dalam katalogisasi berarti suatu cara resmi yang seragam untuk mencatat nama orang, judul bahan pustaka, nama badan, nama geografis, maupun subjek yang dicantumkan pada bagian awal atau bagian atas dari entri katalog yang berfungsi sebagai dasar pengabjadan untuk susunan menurut abjad.

Dalam katalog juga ada daerah-daerah tertentu yang harus diperhatikan yakni daerah kepengarangan, daerah edisi, daerah lokasi, daerah seri monograf, daerah catatan, dan daerah ISBN/ISSN.

Dalam pembuatan katalog perlu dipahami penggunaan tanda maupun huruf. Misalnya dalam penggunaan huruf besar dalam permulaan kalimat, tanda titik digunakan untuk memisahkan bagian-bagian dari deskripsi.

Sedangkan bibliografi adalah bentuk kajian yang menyangkut perbukuan atau informasi. Keberadaan bibliografi sangat membantu pengembangan ilmu pengetahuan. Dari sisi pencarian kembali informasi, bibliografi dapat membantu pemustaka dalam proses temu kembali informasi.

Dalam deskripsi bibliografi juga berkaitan dengan istilah indeks. Pengindeksan meliputi dua hal, yaitu pengindeksan yang terkait dengan isi (subjek) dan pengindeksan yang menyangkut deskripsi bibliografi. Pengindeksan yang terkait dengan isi dokumen selanjutnya disebut dengan pengindeksan subjek/ subject indexing. Subject indexing merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan pustaka di perpustakaan.

Tahapan dalam analisis bahan pustaka adalah sebagai berikut.

       a.       Tahap pengenalan bahan pustaka.

       b.      Tahap mempelajari bahan pustaka dan mengetahui subjeknya.

      c.       Mendaftar istilah, kata, atau konsep yang sedekat mungkin dengan konsep yang dijumpai dalam bahan pustaka.

      d.      Menyeleksi dan menentukan istilah yang benar-benar sesuai dengan isi bahan pustaka.

      e.       Menerjemahkan istilah yang sesuai dengan isi bahan pustaka

Dalam mengindeks perlu dipahami juga bahasa indeks. Bahasa indeks terdiri dari skema klasifikasi, tajuk subjek, dan thesaurus. Skema klasifikasi adalah istilah yang disusun berkelas yang diberi kode atau lambing (notasi) dengan angka atau huruf atau gabungan keduanya. Tajuk subjek adalah suatu kata atau kelompok kata yang menunjukkan suatu subjek, berfungsi untuk menempatkan suatu dokumen dengan tema yang sama ke dalam satu jajaran katalog atau bibliografi. Thesaurus adalah daftar kata atau istilah yang disusun abjad tentang subjek tertentu, terbit terpisah, atau ditulis pada bagian akhir suatu terbitan. Thesaurus digunakan oleh perpustakaan untuk kepentingan katalogisasi dan penyediaan alat temu kembali informasi.

Silahkan download ringkasan materinya disini.