MODUL 2: BIDANG JARINGAN KERJA SAMA PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ringkasan materi modul 2 Jaringan Kerjasama Perpustakaan dan Informasi

Pengarang       : Wiji Suwarno dan Miswan

Penerbit           : Universitas Terbuka (2014)

KB 1. Jaringan Kerja Sama Bidang Teknis

Ditinjau dari sudut pandang yang lebih luas maka peran  perpustakaan merupakan agen perubahan, pembangunan, dan agen budaya serta pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjembatani kebutuhan informasi yang beragam dan memperkaya nilai-nilai kehidupan baik individu maupun sosial, diperlukan kerja sama antar perpustakaan agar mempermudah perwujudan cita-cita ini.

Konsep kerja sama ini nampaknya sudah semakin didengungkan di dunia perpustakaan. Istilah pinjam antar perpustakaan, silang layan, resource sharing (pemakaian bersama sumber informasi) serta jaringan informasi yang banyak dipakai orang setelah teknologi komputer masuk ke dunia perpustakaan, sudah kerap kali diterapkan oleh perpustakaan.

Kerja Sama Pengadaan

Masalah pengambangan koleksi di perpustakaan merupakan kegiatan yang rutin dilakukan oleh perpustakaan, salah satu bentuk kegiatannya adalah pengadaan bahan pustaka. Pengadaan ini mencakup kegiatan pembelian (purchase), hadiah atau sumbangan (prize), dan tukar menukar (exchange).

Setiap pengadaan koleksi perpustakaan menyangkut pada anggaran yang akan digunakan untuk membeli bahan pustaka. Namun beberapa perpustakaan belum bisa memenuhi semua kebutuhan bahan pustaka bagi pemustakanya. Untuk itu kerja sama antar perpustakaan dalam proses pengadaan ini perlu dilakukan. Konkret kegiatannya adalah perpustakaan membentuk jaringan kerja sama antar beberapa perpustakaan, kemudian masing-masing anggota memiliki spesifikasi khusus dalam hal koleksi. Sehingga perpustakaan dengan spesifikasi koleksi yang berbeda bisa saling melengkapi.

Ada pula kerja sama ini mengenai pengadaan dalam bidang yang khusus (spesialisasi tertentu). Spesialisasi tertentu dalam pengumpulan koleksi pustaka dalam subyek-subyek tertentu. Dengan bentuk kerja sama seperti ini, tiap anggota dapat mengkhususkan diri dalam mengumpulkan koleksi pustaka dalam bidang tertentu sekomprehensif mungkin sehingga duplikasi dapat terhindar. Jika suatu pustaka tertentu dibutuhkan oleh perpustakaan anggota, perpustakaan tersebut bisa menghubungi dan mengidentifikasi anggota jaringan yang memiliki pustaka yang dibutuhkan.

Untuk pengadaan melalui hadiah atau sumbangan, pendekatan antar unit kerja/ instansi mutlak diperlukan. Sebab adanya surat resmi dari pejabat perpustakaan akan melancarkan jalan pustakawan dalam memperoleh koleksi cuma-cuma dari instansi yang dituju. Selain itu, hadiah juga bisa diberikan bila perpustakaan yang bersangkutan memiliki banyak duplikasi terbitan.

Pengadaan melalui tukar menukar koleksi dapat dilakukan dengan satu syarat adanya kerja sama. Tukar menukar, untuk saling membantu pengembangan koleksi pustaka masing-masing. Kerja sama bisa dilakukan dengan saling memberikan pustaka yang tidak relevan dengan tujuan dan ruang lingkup pelayanan ke perpustakaan lain yang membutuhkan dapat juga membantu mendayagunakan pemanfaatan pustaka semaksimal mungkin.

Kerjasama Pengatalogan

Pengatalogan adalah proses pembuatan rekaman bibliografi yang akan dijadikan sebagai wakil ringkas dokumen yang dicantumkan dalam katalog. Untuk perpustakaan, idealnya katalog diketik dalam kertas khusus katalog. Terdiri dari call number atau nomor panggil, nama pengarang, judul, impresium, kolaso, anotasi atau catatan, dan tracing atau jejakan.

Secara tradisional, perpustakaan menyediakan kotak yang berisi kartu katalog. Masing-masing kartu berhubungan dengan salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan. Namun sekarang banyak pula katalog digital. Sistem ini bisa mengatasi persoalan klasifikasi koleksi dan pencarian sumber informasi tertentu. Penelusurannya dapat dimulai dengan menentukan kata kunci yang relevan.

Usaha awal memberikan jasa pengatalogan terpusat dipeloori oleh Library of Congress di AS serta British National Bibliography di Inggris. Library of Congress bekerjasama dengan perpustakaan di Amerika Utara melancarkan proyek menguji keterlaksanaan sistem Machine Redable Catalogue (MARC) pada tahun 1966. Sistem tersebut mulai dioperasikan tahun 1968 dengan format lebih luwes. British National Bibliography menggunakan format baru MARC pada tahun 1971, kemudian mengembangkannya menjadi sistem terpasang pada tahun 1977.

Kerjasama pengatalogan di Indonesia dilakukan di berbagai tempat, yang utama ialah upaya penyeragaman format katalog terbacakan mesin. Untuk keperluan itu Perpustakaan Nasional RI mengeluarkan INDOMARC. Indonesian Machine Readable Catalogue atau katalog terbacakan mesin terbitan Indonesia. Dengan keseragaman format katalog ini, akan terjadi pertukaran data yang lebih mudah.

Tujuan utama katalog terkomputerisasi adalah membuat suatu sistem pengatalogan yang sesuai dengan pemanfaatan dan peruntukannya. Sumber-sumber pembuatan katalog terkomputerisasi terdapat dari.

      a.       Katalog manual lokal yang berbentuk tercetak.

      b.      Sistem akuisisi bahan pustaka terkomputerisasi.

      c.       File yang telah dibuat oleh kataloger.

      d.      Penggabungan database.

      e.       Membeli kartu komersial berformat MARC.

      f.       Hasil katalog terkomputerisasi bisa diakses melalui OPAC.

Pertukaran Publikasi/ Pemanfaatan Koleksi Bersama (Resource Sharing)

      1.      Silang layan

Kerja sama yang dilakukan berkisar pada saling meminjamkan pustaka berupa bahan asli, surogate dokumen ataupun hanya dengan penyediaan fasilitas reproduki bahan yang diperlukan baik fotocopy maupun bentuk mikro dan sebagainya.

      2.      Pemakaian ruang baca dan fasilitas lain

Pengguna perpustakaan lain biasanya hanya diizinkan untuk membaca bahan pustaka di ruang baca yang tersedia, termasuk pemanfaatan perlengkapan perpustakaan seperti proyektor slide, video tape, dan sebagainya.

      3.      Pertukaran data bibliografi

Pertukaran bibliografi dilakukan untuk mengetahui koleksi yang dimiliki oleh masing-masing anggota jaringan.

Kerjasama Pertukaran Data Bibliografi

      1.      Machine Readible Catalogue (MARC)

MARC merupakan salah satu hasil sekaligus syarat dalam automasi perpustakaan. Pertama kali dikembangkan oleh Library of Congress. Format LC MARC dapat mendistribusikan data pengatalogan ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara-negara lain mengembangkan format MARC bagi kepentingan masing-masing. Format INDOMARC merupakan implementasi International Standard Format ISO 2709 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi melalui pita magnetic (magnetic tape) atau media yang terbacakan mesin (machine readable).

Format INDOMARC dirancang sejalan dengan USMARC, format MARC lainnya yang memberikan kemungkinan kerja sama penentuan data katalogisasi dan kerja sama layanan bibliografi. Spesifikasi konversi memungkinkan dilakukannya pertukaran data pada tingkat internasional.

      2.      Dublin Core

Dublin core adalah salah satu skema metadata yang digunakan untuk web source description and discovery. MARC dianggap terlalu sulit dan kurang bisa digunakan untuk web resource. Untuk menangani melimpahnya web resource diperlukan cara dan format yang lebih sederhana. Dublin core dibuat agar dapat digunakan oleh orang awam (bukan pengatalog) maupun professional/ pustakawan.

Kerja Sama Penyusunan Katalog Induk

Fungsi katalog induk tidak jauh berbeda dengan fungsi katalog yakni.

     a.    Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui dari pengarang, judul, atau subyeknya.

      b.    Menunjukkan apa yang dimiliki suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu, pada subyek tertentu, dalam jenis literatur tertentu.

     c.   Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya/ bentuk sastra atau berdasarkan topik.

Sementara itu, untuk katalog induk mempunyai fungsi tambahan antara lain.

     a.       Mempermudah penyalinan katalog (copy cataloguing).

     b.      Mendukung pengawasan bibliografi (bibliographic control).

     c.       Menopang silang layan (inter library loan).

Kerja Sama Penyimpanan

Perpustakaan merupakan organisme dalam arti perpustakaan terus hidup dan berkembang. Dengan demikian maka koleksi perpustakaan bertambah lama bertambah banyak. Untuk itulah timbul gagasan adanya bentuk kerja sama penyimpanan bersama koleksi perpustakaan yang jarang digunakan. Kerja sama ini melibatkan beberapa perpustakaan, perpustakaan yang ditunjuk akan menyimpan buku titipan perpustakaan anggota. Yang disimpan di perpustakaan ditunjuk ialah buku hadiah dan buku deposit.

KB 2. Kerja Sama Pelayanan Pemustaka

Kerja Sama Silang Layan

Silang layan dianggap sinonim dengan kata pinjam antar perpustakaan atau interlibrary loan. Menurut Sulistyo-Basuki (2007), istilah silang layan mencakup pemberian jasa antara dua perpustakaan atau lebih; jasa ini dapat berupa membantu penelusuran, pencarian materi perpustakaan, penyediaan fasilitas untuk anggota perpustakaan lain, pinjam antar perpustakaan. Secara spesifik, silang layan diartikan  sebagai kerja sama pemberian jasa perpustakaan dan informasi antara dua perpustakaan atau lebih.

Adapun hal yang perlu dipertimbangkan dalam rangka kerja sama pelayanan ini adalah.

      1.      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Kriteria Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bersifat komprehensif, terkoordinasi, terdiri atas subsistem, terintegrasi secara rasional, transformasi data dalam berbagai bentuk dan cara, tingkat produktivitas terukur, menyesuaikan pada gaya manajemen, dan berdasarkan kriteria kualitas yang telah ditentukan.

      2.      Permintaan terhadap informasi

Perpustakaan dalam rangka memenuhi fungsinya sebagai organisasi penyedia jasa dan pusat informasim tidak mungkin dapat bekerja secara mandiri dan independen. Oleh sebab itu perlu adanya kerja sama jaringan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Era perkembangan IPTEK sekarang ini menuntut perpustakaan menggunakan fasilitas komputer sebagai alat pengelola datanya. Kecanggihan komputer salah satunya adalah memiliki kelebihan dalam hal komunikasi data.

Komunikasi data merupakan suatu proses pengiriman dan penerimaan data antara dua atau lebih sumber yang lokasinya berbeda dengan memakai media transmisi. Sistem teknologi yang digunakan merupakan perpaduan antara teknik telekomunikasi dengan teknik pengolahan data.

      3.      Pergeseran tren menuju perpustakaan elektronik

Perpustakaan elektronik merupakan sarana penyimpanan informasi, dokumen, audio visual, dan materi grafis yang tercipta dalam berbagai jenis media. Perpustakaan elektronik merupakan bagian dari sebuah jaringan kerja (network).

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan bagi terbentuknya perpustakaan elektronik adalah.

      a.       Interaksi dan sirkulasi perpustakaan

      b.      Bentuk fisik mata rantai pemakai (user link), yaitu mata rantai

      c.       Menarik iuran atau mengatur distribusi dana

      d.      Bentuk jaringan

      4.      Pengelolaan informasi

Informasi berasal dari suatu data. Persoalan yang muncul adalah penerapan teknologi informasi juga menghadirkan masalah misalnya pemeliharaan data atau informasinya. Data dan informasi seperti dua sisi mata uang yang saling terkait. Berbeda pengertian tetapi satu fungsi. Data dapat dikatakan sebagai informasi yang akurat, dan semua data adalah embrionya informasi. sementara itu informasi belum tentu dikatakan data, sebab ada informasi yang disampaikan tanpa data, tetapi informasi juga merupakan data jika informasi itu diterima kemudian direkam.

Data konvensional maupun dalam komputer merupakan sumber informasi yang harus dijaga, sebab informasi yang ada di dalamnya merupakan aset yang cukup berharga bagi dunia informasi.

Kerja Sama Penyediaan Fasilitas

Penyediaan fasilitas ini umumnya dibatasi pada penggunaan ruang baca, koleksi rujukan, fasilitas fotokopi, dan koleksi lain yang terbuka untuk umum. Koleksi yang boleh dipinjam, tetapi anggotanya dari perpustakaan lain hanya boleh membaca atau membuat catatan.

Kerja Sama Pendidikan dan Pelatihan

      1.      Seminar kebijakan perpustakaan dan kepustakawanan bandingan.

      2.      Seminar yang berorientasi pada masalah sehari-hari.

      3.      Seminar yang berorientasi pada subjek.

            Download rangkuman materinya disini.