MODUL 4: SISTEM PERPUSTAKAAN TERINTEGRASI

Ringkasan materi modul 4 Jaringan Kerjasama Perpustakaan dan Informasi

Pengarang       : Wiji Suwarno dan Miswan

Penerbit           : Universitas Terbuka (2014)

KB 1. Konsep Perpustakaan Terintegrasi

Pengertian Sistem Perpustakaan Terintegrasi

Menurut Wikipedia sistem perpustakaan terintegrasi yang dalam bahasa Inggris dikenal sebagai Integrated Library System (ILS) atau Library Management System (LMS) adalah sistem perencanaan sumber daya perpustakaan yang digunakan untuk melacak bahan perpustakaan yang dimiliki, pesanan yang dibuat, tanggungan yang dibayar, dan pemustaka (pengguna perpustakaan) yang meminjam koleksi.

Sejarah perkembangan otomasi perpustakaan dimulai seiring dengan kemampuan komputer dalam mendukung penerapan aplikasi untuk perpustakaan, bahkan sistem otomasi perpustakaan untuk sirkulasi telah dimulai sejak diterapkannya penggunaan kartu berlobang (punched card) pada dasawarsa 1940an dan 1950an. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer yang semakin maju pada decade 1960an dan 1970an, mucullah sistem perpustakaan terintegrasi. Sistem ini mengubah secara drastis tata kelola atau operasional perpustakaan.

Pada awalnya sistem otomasi perpustakaan bertumpu pada sistem komputer besar (mainframe). Secara bertahap digantikan oleh micro computer kemudian personal computer. Meskipun sistem otomasi pada masa permulaan telah mengurangi secara signifikan terhadap tenaga yang diperlukan dalam mengelola perpustakaan, sistem otomasi tersebut masih terbatas untuk menangani sebagian kecil dari beban kerja di perpustakaan. Perkembangan selanjutnya muncul format MARC yang memungkinkan membuat cantuman katalog terbacakan mesin. Tidak lama setelah itu muncullah sistem perpustakaan terintegrasi.

Komponen ILS

Tiap komponen dalam sistem perpustakaan terintegrasi (ILS) disebur modul. Fayen (2005) mengemukakan bahwa pada masa awal ILS hanya terdiri atas dua atau tiga modul sebagai berikut.

      1.      Pengatalogan

      2.      OPAC (Online Public Access Catalog)

      3.      Sistem sirkulasi

Modul-modul baru biasanya ditambahkan untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari berbagai perpustakaan untuk tujuan khusus, misalnya sebagai berikut.

      1.      Authority Control: modul khusus untuk pengatalogan.

      2.      Pengadaan (Acquisition)

      3.      Pengelolaan terbitan berseri (Serials Control)

      4.      Dukungan kepemilikan (Holdings Support)

      5.      Pemesanan bahan perpustakaan (Materials Booking)

      6.      Koleksi tendon (Course Reserve)

      7.      Inventarisasi (Inventory Control)

      8.      Penjilidan (Binding)

      9.      Community Bulletin Board

     10.  Pinjam antar perpustakaan (Inter Library Loan)

     11.  Pelaporan (Reporting)

Fasilitas ILS

      1.      Catalog management

      2.      Circulation management

      3.      Custom user interface

      4.      Customer database

      5.      Customizable fields

      6.      Data import/ export

      7.      Federated searching

      8.      Fee collection

      9.      Legacy system integration

      10.  Mobile access

      11.  Multi language

      12.  OPAC

      13.  Periodicals and serials management

      14.  Reporting

      15.  Radio Frequency Identification

      16.  Scanning and barcode integration

      17.  Self-checkin/ out

      18.  Software development kit

      19.  Web service

ILS dan Kerja Sama Perpustakaan

Penerapan ILS tidak hanya mempermudah pengelolaan perpustakaan secara internal, tetapi juga secara eksternal, yaitu kaitannya dengan kerja sama antar perpustakaan. ILS mempermudah jaringan kerja sama perpustakaan dalam bentuk pengolahan koleksi, penelusuran informasi, pembangunan katalog induk, pengembangan koleksi, dan pinjam antar perpustakaan.

KB 2. Digitalisasi dan Simpan Pengetahuan Bersama

Perkembangan dunia internet menyebabkan para teknolog menyadari bahwa sistem komputer harus dapat melayani populasi dengan beragam kepentingan. Selain itu juga disadari bahwa pengetahuan tidak pernah berbentuk satu paket yang rapi dan jelas batas-batasannya.

Di dalam situasi seperti itulah pada era 1990an orang mulai bicara tentang perpustakaan digital. Kita dapat segera melihat bagaimana fenomena pengelolaan objek digital memberikan sumbangan amat besar bagi upaya pengelolaan data, informasi, dan pengetahuan.

Komunitas Online dan Pengetahuan Bersama

Teknologi internet, aplikasi bulletin board dan mailing list yang sudah berusia cukup “tua” untuk perkembangan teknologi informasi, dikombinasikan dengan surat elektronik (email), sistem pangkalan data, dan search engine, telah menciptakan lingkungan digital yang sangat membantu pemakai memanfaatkan pengetahuan dalam kehidupan bermasyarakat, baik secara individu maupun sebagai bagian dari sebuah komunitas. Teknologi jaringan dan internet menyebabkan komunitas-komunitas menjadi semakin luas dan semakin mengandalkan telekomunikasi. Kita menyebut telekomunikasi ini sebagai onlibe communities atau komunitas online.

Secara umum kita menggunakan istilah komunitas online untuk himpunan manusia di internet. Ada juga yang menggunakan istilah virtual communities yang didefinisikan sebagai “….frontierless, geographically dispersed communitu of people and organizations connected via internet and other network.”

Di dalam komunitas online para anggota saling bertukar data dan informasi. dari pertukaran ini seringkali muncul informasi-informasi baru yang tampaknya semakin lama semakin “kaya”. Setiap komunitas online akhirnya pasti memiliki semacam fasilitas untuk menyimpan berbagai hal yang dianggap milik bersama.

Keberadaan perpustakaan digital menjadi amat jelas jika dikaitkan dengan kebutuhan komnitas akan sarana yang konsisten dan dapat dipercaya ini. Digitalisasi dan kemajuan teknologi komputer pada akhirnya bertujuan membantu komunitas memanfaatkan simpanan informasi (information storage) untuk pengembangan pengetahuan.

Sebagai sebuah aplikasi teknologi digital, perpustakaan digital juga menjadi semacam penimbang bagi kecepatan pertambahan data dan informasi yang semakin mudah diproduksi dengan bantuan komputer dan cenderung menimbulkan fenomena information overload, sebuah fenomena yang sering menimbulkan kekhawatiran tentang kualitas informasi yang tersedia di internet.

Perpustakaan Digital Sebagai Model

Karakteristik perpustakaan digital adalah sebagai berikut (Tedd dan Large, 2005: 17-19).

      1.      Perpustakaan digital berisi koleksi dalam bentuk digital atau sumber daya elektronis.

    2.      Perpustakaan digital ada dalam lingkungan yang tersebar dalam lingkungan jaringan sehingga pengguna bisa mengakses koleksi perpustakaan digita dimana saja.

      3.      Isi perpustakaan digital berupa data dan metadata yang mendeskripsikan data.

   4.    Koleksi perpustakaan digital diseleksi dan dikelola untuk memenuhi kebutuhan komunitas pengguna yang telah ditentukan.

Kelebihan dan Kekurangan Perpustakaan Digital

Kelebihan perpustakaan digital dibandingkan dengan perpustakaan tradisional.

     1.      Tidak ada batasan fisik.

     2.      Tersedia sepanjang waktu.

     3.      Akses ganda.

     4.      Pendekatan terstruktur.

     5.      Fleksibilitas dalam temu kembali informasi.

     6.      Pelestarian dan konservasi.

     7.      Bentuk digital hanya membutuhkan sedikit ruang.

     8.      Memiliki nilai tambah, seperti  kualitas gambar dan bisa diperbaiki.

     9.      Mudah untuk diakses.

    Adapun beberapa kelemahan perpustakaan digital adalah sebagai berikut.

     1.      Banyak ahli mengkritik bahwa perpustakaan digital akan terkendala oleh peraturan mengenai hak cipta.

    2.      Isi atau koleksi perpustakaan digital hanya terbatas pada bahan-bahan yang sudah menjadi milik umum.

    3.      Perpustakaan digital tidak mampu mereproduksi lingkungan perpustakaan tradisional.

    4.      Banyak orang yang masih merasa lebih nyaman membaca bahan tercetak daripada membaca pada layar komputer.

Perpustakaan Digital Sebagai Model Jaringan Perpustakaan dan Informasi

Secara alami perpustakaan digital tidak dapat berdiri sendiri. Ia merupakan gabungan dari berbagai perpustakaan digital. Dari sisi penyebutan pun dalam bahasa Inggris dikenal sebagai “digital libraries” (jamak) bukan “digital library” (tunggal).

Sejak semula perpustakaan digital dirancang untuk berkolaborasi antara entitas perpustakaan digital yang satu dengan yang lain. Dengan adanya tuntutan seperti ini maka isu interoperability, yaitu bagaimana mempersatukan berbagai sistem komputer agar dapat bekerjasama dan saling berkomunikasi dengan baik, menjadi sangat penting sejak awal pengembangan perpustakaan digital.

Menurut Miller (2000) Interoperability langsung terkait dengan penggunaan standar yang meliputi enam aspek seperti berikut.

    1.      Technical interoperability: standar komunikasi, pemindahan, penyimpanan, dan penyajian data digital.

    2.      Semantic interoperability: standar penggunaan istilah dalam pengindeksan dan temu kembali informasi.

      3.      Political/ human interoperability: keputusan untuk berbagi dan bekerjasama.

    4.      Intercommunity interoperability: kesepakatan untuk berhimpun antar institusi dan beragam disiplin ilmu.

   5.      Legal interoperability: peraturan terkait dengan akses ke koleksi digital, termasuk masalah hak intelektual.

    6.      International interoperability: standar yang memungkinkan kerja sama internasional

Download rangkuman materinya disini.