MODUL 5: JARINGAN KERJA SAMA PERPUSTAKAAN SEKOLAH DAN PERGURUAN TINGGI

Ringkasan materi modul 5 Jaringan Kerjasama Perpustakaan dan Informasi

Pengarang       : Wiji Suwarno dan Miswan

Penerbit           : Universitas Terbuka (2014)

KB 1. Jaringan Kerja Sama Perpustakaan Sekolah

Dilihat dari konsep akademis, ide kerja sama antar perpustakaan memiliki makna yang sangat strategis. Dengan kerja sama antar perpustakaan, para pengguna perpustakaan memiliki pilihan koleksi yang lebih luas dan koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan secara bersama-sama. Bentuk dan kerja sama ini kini diharapkan bisa segera diwujudkan dengan memanfaatkan kemajuan dalam bidang teknologi komputer.

Komputerisasi perpustakaan diartikan sebagai pengelolaan semua jenis kegiatan kerja perpustakaan dengan bantuan komputer. Komputerisasi yang terpenting adalah komputerisasi katalog perpustkaan yang memberikan manfaat bagi pemakai dan perpustakaan yang bersangkutan, serta menjadi embrio terbentuknya kerja sama antar perpustakaan berbasis komputer.

Komputer sebagai icon perkembangan teknilogi informasi, seperti kewajiban dan menjadi tuntutan primer. Hal ini tentu bukan tanpa alasan, mengingat:

1.         Komputerisasi telah banyak tersedia dengan harga terjangkau.

2.         Telah tersedia perangkat lunak gratis.

3.         Meningkatkan efisiensi pengelolaan perpustakaan.

4.         Jaringan komputer dianggap sebagai embrio jaringan kerja sama perpustakaan.

Program komputerisasi perpustakaan sekolah seyogianya dilakukan melalui tahapan sebagai berikut.

            1.         Pemilihan perpustakaan sekolah percontohan.

            2.         Pembinaan khusus dari instansi berwenang.

            3.         Penyelenggaraan pelatihan komputerisasi perpustakaan.

4.         Pengadaan komputer.

5.         Entri data koleksi.

6.         Komputerisasi pelayanan.

7.         Kerja sama berbasis komputer.

Karena kerja sama ini melibatkan berbagai komponen maka kerja sama ini akan membentuk suatu pola. Dalam pola ini suatu perpustakaan mengakses langsung perpustakaan lain melalui komputer dengan menggunakan bantuan peralatan modem dan pesawat telepon. Pola kerja sama ini dapat dilakukan dengan tujuan penelusuran koleksi atau juga katalogisasi jarak jauh (online catalog) dengan cara mengimpor data koleksi dari perpustakaan lain yang sudah diakses.

Peralihan dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi memerlukan perubahan orientasi dan pola pikir dari semua pihak yang terlibat seperti pemerintah, kepala sekolah, guru, pustakawan, dan siswa. Hal yang perlu dipahami bersama adalah kebutuhan informasi di era global ini yang semakin kompleks. Ini memberikan sinyal bagi perpustakaan untuk tanggap informasi sehingga mampu memberikan pelayanan yang baik. Selain itu kita perlu memahami karakter dari informasi itu sendiri, yakni sebagai berikut.

1.         Intederminasi (tidak pasti)

2.         Pengetahuan

3.         Ambiguitas: informasi selalu mengundang ambiguitas.

4.         Redundant: komunikasi informasi selalu membawa unsur ridanden, yaitu informasi tidak penting ikut terbawa.

5.         Sistem yang bergantung: pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara.

Adapun nilai informasi itu sendiri ditentukan beradasarkan pada:

1.         semakin sulit mendapatkannya semakin tinggi harga informasi tersebut;

2.         cakupan yang luas dan lengkap;

3.         ketelitian;

4.         kecocokan;

5.         ketepatan waktu;

6.         kejelasan;

7.         keluwesan;

8.         dapat dibuktikan;

9.         tidak ada prasangka;

10.     dapat diukur kebenarannya.

Nilai informasi menjadi fokus perdebatan akademik. Informasi diperlakukan sebagai sumber daya atau aset bagi organisasi yang perlu dikelola secara professional dan serius. Kita dapat melihat bagaimana peran penting informasi dalam kegiatan organisasi, yaitu:

1.         informasi menjadi bahan mentah dan utama dalam kegiatan organisasi;

2.         informasi mendukung kegiatan organisasi.

Kegiatan jaringan kerja sama perpustakaan pun menyangkut pemenuhan kebutuhan informasi para pemustaka.

Berbagi Infomasi

Kegiatan kerja sama perpustakaan dominan pada berbagi informasi antara perpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Minimal adalah informasi yang berkaitan dengan keberadaan koleksi pada perpustakaan masing-masing sehingga pemustaka dari berbagai perpustakaan anggota kerja sama bisa mengakses informasi pada perpustakaan tersebut.

Achterberg (2001) menyatakan bahwa berbagi informasi bermanfaat untuk mengembangkan organisasi, stabilitas, keseimbangan, beradaptasi dengan perbuahan, dan pengambilan keputusan.

Dalam organisasi, individu-individu saling berinterasi dan bertukar pesan melalui jaringan komunikasi, yaitu hubungan sehari-hari dari anggota organisasi, baik formal maupun informal. Jaringan terbentuk dari hubungan antar individu dalam organisasi serta kelompok tertentu (klik); adanya keterbukaan antara satu kelompok dengan kelompok yang lainnya; serta individu tertentu yang memegang peranan utama dalam suatu organisasi. Ada tiga peran utama yang mempengaruhi hubungan dalam jaringan komunikasi (Rogers, 1981) yaitu bridge, liaison, dan isolate.

Bridge adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang mengubungkan anggota suatu kelompok dengan kelompok lainnya. Liaison adalah individu yang bukan anggota suatu kelompok yang mengubungkan satu kelompok dengan kelompok lainnya. Isolate adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Ia menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya.

Keberhasilan berbagi informasi, pertama-tama tergantung pada komunikator, yaitu kepercayaan, kredibilitas, dan keterampilan komunikator dalam berkomunikasi. Kedua, keberhasilan berbagi informasi tergentung pada pesan yang disampaikan, yaitu daya tarik pesan, kesesuaian pesan yang dibutuhkan, dan peranan pesan. Ketiga, keberhasilan tergantung pada konteks dan setting tertentu yaitu faktor lingkungan fisik, seperti fasilitas komunikasi yang baik; faktor lingkungan sosial budaya, seperti bahasa, kepercayaan, adat istiadat, dan status sosial; faktor psikologis, misalnya menghindari kritik yang menyinggung perasaan orang lain dan faktor dimensi waktu.

Pada kenyataanya, berbagi informasi belum menjadi kebutuhan utama bagi masyarakat kita apalagi dalam satu organisasi. Individu yang memperoleh informasi dari luar cenderung menyimpannya di dalam diri masing-masing sebagai tacit knowledge. Sebaliknya Ardichivil (2002) menyebutkan hambatan lain  dalam berbagi informasi adalah keinginan untuk menimbun informasi karena pengetahuan adalah aset pribadi dan memiliki nilai saing yang menguntungkan. Hambatan lainnya adalah ketidakpercayaan individu terhadap kolega dan  kurangnya dukungan dari pihak manajemen.

Untuk mengatasi masalah berbagi informasi, sebaiknya setiap organisasi menjadikan setiap kegiatan berbagi informasi menjadi kegiatan rutin, baik formal maupun informal.

Berkomunikasi

Komunikasi merupaka proses pengalihan informasi dari seseorang kepada orang lainnya manakala si penerima akan memberikan arti terhadap informasi yang diterimanya tersebut. Secara garis besar proses komunikasi melibatkan unsur-unsur sebagai berikut.

a.          Siapa yang mengatakan (who) disebut sebagai sumber.

b.         Apa (what) yang dikatakan, yang disebut sebagai pesan.

c.          Kepada siapa (to whom) informasi ini akan disampaikan, disebut sebagai penerima.

d.         Dengan cara bagaimana (how) disebut sebagai saluran/ media.

e.          Dengan tujuan apa (in what effect) disebut sebagai tujuan.

Berdasarkan sasaran komunikasi, jenis komunikasi dibedakan dala 3 jenis yaitu komunikasi intrapersonal, komunikasi massa, komunikasi interpersonal. Komunikasi intrapersonal merupakan komunikasi seseorang dengan dirinya sendiri. Komunikasi massa merupakan penyampaian pesan yang ditujukan kepada orang banyak melalui media seperti radio dan tv. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain atau sekelompok orang.

Adapun cara berkomunikasi seseorang dapat dibedakan menjadi 4 kondisi seperti berikut.

1.         Internal verbal; kata-kata yang dengan sengaja diucapkan pada waktu berkomunikasi.

2.         Unintentional; kata-kata yang tidak mengandung arti yang tanpa sengaja terucapkan.

3.         Intentional nonverbal; gerakan-gerakan tubuh/ mimik yang disengaja kita lakukan untuk mendukung apa yang kita sampaikan.

4.         Unintentional nonverbal; gerakan-gerakan yang tidak mengandung arti yang tanpa sengaja kita lakukan.

Secara internasional kita dapat melihat bahwa ada beberapa organisasi professional untuk pendidikan ilmu perpustakaan. Di dalamnya, termasuk Asosiasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi dan Pendidikan atau Association Library Information Science and Educational (ALISE), Asosiasi di Eropa untuk Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Pendidikan dan Penelitian (EUCLID), dan Asosiasi Internationale des Ecoles des Sciences de I’Informasi (AIESI). Selain itu ada juga organisasi nasional diantaranya Perpustakaan Pendidikan dan Sekolah Dasar Brasil.

KB 2. Kerja Sama Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia

Bentuk kerja sama antara perpustakaan perguruan tinggi dapat dilihat dari berbagai rancangan. Bentuk tersebut berupa regional, institusional, fungsional, dan subjek. Bentuk tegional adalah bentuk kerja sama antara perpustakaan yang terdapat di sebuah kawasan.

Sejak tahun 1985 sejumlah 11 perguruan tinggi negeri yang berada di Indonesia Barat membentuk kerja sama dengan nama Badan Kerjasama Perguruan Tinggi Negeri Indonesia Barat, lazim dikenal dengan nama BKS PTN (I) B dengan pusat di Medan. Pembentukan BKS PTN IB itu seiring dengan proyek kerja sama perguruan tinggi se Indonesia Barat yang dibentuk oleh United States Agency for International Development bekerjasama dengan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. Proyek tersebut bernama Western Universities Agricultural Education Project (WUEA).

Dalam kaitannya dengan kerja sama perpustakaan maka BKS PTN IB menyelenggarakan kursus perangkat lunak Mikro CDS ISIS, menyusun katalog induk majalah yang mencakup sekitar 600 judul majalah serta pertemuan para kepala perpustakaan PTN.

Berikut beberapa kerjasama perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia

      1.      Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN)

Pada  tahun 1995 berdasar kesepakatan bersama beberapa perpustakaan PT tergabung dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri yang terdiri atas 25 PTN di Jawa dan 4 PTN di luar Jawa. Sebagai media komunikasi antara anggota forum diterbitkan jurnal FKP2TN. Jurnal ini terbit dua kali dan setahun, berisi tentang kajian, metode, praktik, dan evaluasi bidang perpustakaan, informasi, dan dokumentasi.

       2.      Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI)

Terbentuknya organisasi Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) bermula dari pemikiran Perpustakaan Nasional RI tentang format pembinaan perpustakaan. Forum ini berdiri pada tanggal 12 Oktober 2000 di Ciawi Bogor. Berdirinya organisasi ini didasarkan pada realita bahwa perpustakaan Perguruan Tinggi belum mampu berperan optimal dalam menunjang Tridharma Perguruan Tinggi, adanya kesenjangan pendidikan tenaga fungsional pustakawan dan dosen, seretnya kerjasama perpustakaan, dan rendahnya pendidikan pengelola perpustakaan perguruan tinggi.

      3.      Forum Perpustakaan PT-BHMN

Pada tanggal 26 Desember 2001 keluar Peraturan Pemerintah (PP) yang menunjuk 4 Perguruan Tinggi (UI, IPB, ITB, dan UGM) berstatus Badan Hukum Milik Negara (BHMN). Perbedaan yang besar dengan status sebelumnya, yaitu PT BHMN dapat mengeluarkan aset, SDM, dan keuangannya secara otonom. Tiga tahun kemudian dua perguruan tinggi lainnya berstatus BHMN pula, yaitu Universitas Sumatera Utara (USU) dan UPI.

Sejalan dengan terbentuknya PT BHMN tersebut maka di kalangan pengelola perpustakaan di lingkungan PT BHMN tersebut membentuk Forum Perpustakaan PT BHMN.

      4.      Bentuk Kerjasama Institusional

Merupakan kerjasama pepustakaan di bawah institusi yang sama. Bentuk kerja sama ini dibagi menjadi 2 jenis yaitu kerja sama institusional per regional dan nasional. Misalnya kerjasama antar perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) se Indonesia.

       5.      Jaringan Virtual Perpustakaan Universitas Kristen di Indonesia: InCU-VL

InCU-VL dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi web dari internet. Homepage jaringan perpustakaan maya (http://incuvl.mitra.net.id) ini didesain oleh dan ditempatkan di server di MitraNet (http://www.mitra.net.id) sebagai ISP  yang memiliki kepedulian khusus di bidang pendidikan. Diawali dengan program penyusunan direktori serta pembinaan sumber daya manusia dari calon perpustakaan peserta pada tahun 1997, beranggotakan perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi Kristen di Indonesia.

       6.      Kerjasama Fungsional

Kerjasama ini melibatkan perpustakaan perguruan tinggi berdasarkan fungsi. Contoh yang ada di Indonesia ialah kerjasama yang dilaksanakan oleh Unit Kerja Koordinasi Perpustakaan, sebuah proyek Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi yang dibiayai oleh Bank dunia. Salah satu kegiatan UKKP ialah membentuk Pusat Layanan Disiplin Ilmu.

Pendekatan Subjek

Kerjasama perpustakaan perguruan tinggi berdasarkan pendekatan subjek dilakukan oleh perpustakaan PT dengan jaringan berbasis subjek. Sebagai contoh, pada jaringan dokumentasi dan informasi hukum, banyak perpustakaan fakultas huku, yang menjadi simpul jaringan tersebut.

Bentuk kerjasama yang sudah ada adalah penyusunan katalog induk, penyediaan fasilitas, pinjam antar perpustakaan, penelusuran dan pengembangan koleksi.

Download rangkuman materinya disini.